Система внутрихозяйственного контроля - совокупность организационной структуры, методик и процедур, принятых руководством Аудируемого лица в качестве средств для упорядоченного и эффективного ведения хозяйственной деятельности, которая в том числе включает организованные внутри данного Аудируемого лица и его силами надзор и проверку:
а) соблюдения требований законодательства;
б) точности и полноты документации бухгалтерского учета;
в) своевременности подготовки достоверной бухгалтерской отчетности;
г) предотвращения ошибок и искажений в бухгалтерском учете и отчетности;
д) исполнения приказов и распоряжений;
е) обеспечения сохранности имущества организации.
Система внутреннего контроля Аудируемого лица включает в себя:
- систему бухгалтерского учета;
- контрольную среду;
- средства контроля.
Система бухгалтерского учета – совокупность конкретных форм и методов ведения бухгалтерского учета, обеспечивающих возможность для данного Аудируемого лица учитывать свое имущество, обязательства и хозяйственные операции в денежном выражении путем сплошного, непрерывного, документального и взаимосвязанного их отражения в учетных регистрах на основании первичных учетных документов.
Контрольная среда – совокупность практических действий руководства и (или) собственников Аудируемого лица, направленных на установление, поддержание, развитие СВК Аудируемого лица, и общих сведений о работе этой системы, которыми располагает руководство Аудируемого лица.
Контрольная среда включает в себя:
- стиль и основные принципы управления;
- организационную структуру;
- распределение полномочий и ответственности сотрудников;
- кадровую политику;
- порядок подготовки бухгалтерской отчетности;
- порядок ведения управленческого (операционного) учета и подготовки отчетности для внутренних целей;
- соответствие хозяйственной деятельности Аудируемого лица требованиям законодательства.
Средства контроля – конкретные процедуры, установленные руководством и осуществляемые сотрудниками Аудируемого лица на отдельных направлениях и участках его хозяйственной деятельности для обеспечения эффективного и надежного управления ею.
Наиболее распространенными средствами контроля являются:
- распорядительные подписи на документах руководителя и (или) главного бухгалтера либо других уполномоченных лиц;
- встречные взаимопроверки бухгалтерских записей;
- проверка правильности осуществления документооборота;
- плановые и внезапные инвентаризации имущества и обязательств Аудируемого лица;
- осуществление мер, направленных на ограничение несанкционированного доступа к активам Аудируемого лица;
- исследование динамики хозяйственных показателей, сравнительный анализ фактических показателей с плановыми и нормативными показателями хозяйственной деятельности, выявление причин существенных расхождений.
Оценка системы внутреннего контроля характеризуется ее надежностью, т.е обеспечение в известной степени уверенности в том, что:
1. Учтенные хозяйственные операции действительно имели место (реальность). Система внутреннего контроля не позволяет отразить в бухгалтерских записях фиктивные или несуществующие хозяйственные операции.
2. На операции должным образом получено разрешение (разрешение, одобрение). Система внутреннего контроля препятствует возникновению злоупотреблений, результатом которых может стать растрата или хищение активов Аудируемого лица.
3. Совершенные хозяйственные операции отражены в учете (полнота). Процедуры Аудируемого лица не допускают пропуска в учетных записях имевших место хозяйственных операций.
4. Хозяйственные операции адекватно оцениваются (оценка). Адекватная система внутрихозяйственного контроля включает в себя также процедуры, позволяющие избегать ошибок при подсчетах и учете сумма хозяйственных операций на различных этапах учетного процесса.
5. Хозяйственные операции должным образом разнесены по счетам (классификация). Если необходимо подготовить качественную отчетность, информация в регистрах должна адекватно классифицирована согласно плану счетов Аудируемого лица. Так нужно, чтобы бухгалтерскую отчетность можно было считать составленной объективно. Классификация включает в себя и такие категории, как подразделение и продукт.
6. Хозяйственные операции отражаются своевременно (своевременность). Отражение хозяйственных операций или до, или после того, как они совершены, повышает вероятность неправильной записи или записи неверной суммы. Если запоздавшая запись сделана в конце периода, в бухгалтерской отчетности будет неточность.
7. Записи о хозяйственных операциях должным образом включены в регистры, итоги по ним правильно суммированы и обобщены (суммирование и обобщение). Во многих случаях данные по отдельным хозяйственным операциям суммируются и обобщаются перед тем, как они находят отражение в регистрах бухгалтерского учета. Затем информация из журналов переносится в Главную книгу, где она сводится и используется для подготовки бухгалтерской отчетности. Независимо от метода, применяемого для учета и обработки информации о хозяйственной операции, следует применять адекватный контроль для гарантии правильности такого обобщения.
